Outlook 2007, 2010, 2013, 2016'da E-postalar Nasıl Arşivlenir

Microsoft Outlook posta kutunuzu ne kadar çok kullanırsanız, posta kutunuz o kadar büyür. Düşünürseniz, kağıtların masanızda yığılma eğilimine oldukça benzer. Ama yığın o kadar büyüdüğünde, ilgilenilmesi gereken bir şey olduğunda ne yapabilirsiniz? Pekala, gerçek hayatta, daha az önemli olanları atarken her bir belgeyi sıralamak ve önemli olan kağıtları saklamak için zaman ayırabilirsiniz. Neyse ki, aynı işlemi Outlook'ta yeniden oluşturabilirsiniz.

İstisnasız her Outlook sürümü Arşivlemeyi destekler. Dahası, Outlook'ta öğelerinizi arşivleme konusunda birden çok seçeneğiniz vardır. En uygun yol, eski mesajlar, randevular ve görevlerle başa çıkmak için Otomatik Arşiv'i kullanmaktır. Bunu yapmanın başka bir yolu da mesajları belirli bir klasöre taşımak için manuel arşivlemeyi kullanmaktır. Ancak en hızlı yol, Arşiv bulunan düğme Dosya Menü.

Outlook'un, silinemeyen arşivleme amaçları için varsayılan bir klasör tuttuğunu unutmayın. E-postanızı arşivlemek, temiz bir mağaza tutmanıza yardımcı olur ve gelen kutunuzu düzenli tutarken eski e-postaları aramanızı kolaylaştırır.

Aşağıda, öğeleri Outlook'ta arşivlemede mümkün olan her şekilde size yol gösterecek bir dizi kılavuz var. Hadi başlayalım!

Yöntem 1: Tek bir eylemle iletileri el ile arşivleme

Bu yöntem, bir veya daha fazla mesajı Arşiv klasörüne taşımanın en hızlı yoludur. Bu arşivlenmiş dosyalara arama kutusu yoluyla veya manuel olarak şuraya gidilerek erişilebilir durumda kalacaktır. Arşiv Klasör. Arşivlenen öğeler, mobil cihazlarda da şurayı ziyaret ederek görüntülenebilir: Arşiv Klasör. Outlook 2016'da öğeleri manuel olarak arşivlemeyle ilgili hızlı bir kılavuz:

1. Outlook'u açın ve telefonunuzdaki bir veya daha fazla mesajı seçin. Gelen kutusu veya başka bir klasör.
2. Tıkla Arşiv içindeki simge Sil grubu. Arşiv simgesi yalnızca Outlook 2016'da şeridin içinde görünür.
   Not: Ayrıca Geri al tuşu aynı sonucu elde etmek için.
3. Mesajlarınızı içinde bulabilmelisiniz. Arşivler Klasör.
   Not: Arşiv klasörü, daha önce hiç kullanmamış olsanız bile otomatik olarak oluşturulur. Arşiv klasörünü göremiyorsanız şu adrese gidin: Dosya> Ofis Hesabı> Güncelleme Seçenekleri ve tıklayın Şimdi güncelle .

Yöntem 2: Otomatik Arşiv Özelliğini Kullanma

Outlook, Otomatik Arşiv adı verilen öğeleri arşivleyebilen otomatik bir özelliğe sahiptir. Bu özellik, öğeleri düzenli aralıklarla arşivlemek için programlanabilir. Outlook'un tüm sürümlerinde arşivleme desteği vardır. Aradaki fark, Otomatik Arşivleme'nin Outlook 2010 ve sonraki sürümlerde varsayılan olarak kapalı olmasıdır.

Sonra Oto Arşiv etkinleştirildiğinde, kullanıcılar arşivlenmek istedikleri her klasör için özellikler ayarlayabilir. Bir e-postayı arşivlediğinizde, başka bir PST dosyasına taşınacağını ve artık ana PST dosyasında yer almayacağını unutmayın. Otomatik Arşivlemeyi etkinleştirme ve kullanma hakkında hızlı bir kılavuz:

Otomatik Arşiv Nasıl Etkinleştirilir ve Yapılandırılır

1. Çevirmek Oto Arşiv üzerinde gidin Dosya> Seçenekler . Outlook'a girdikten sonra Ayarlar , tıkla ileri ileri getirmek için sekme, ardından Otomatik Arşiv Ayarları .
   Not: Outlook 2007 ve daha eski sürümlerde, Oto Arşiv içindeki ayarlar Araçlar> Seçenekler> Diğer .
2. Her şey griyse, yanındaki kutuyu işaretlemeniz gerekir. Otomatik Arşivi Çalıştır etkinleştirmek için Oto Arşiv.
   
3. Şimdi Otomatik Arşiv'in nasıl davranacağını yapılandırma zamanı. Otomatik Arşiv'in ne sıklıkta çalışmasını istediğinizi seçerek başlayın. Varsayılan süre 14 gündür, ancak temiz tutmak istiyorsanız, 2 ile 6 arasında bir yere ayarlayın.
   
4. Otomatik Arşiv başlamadan önce bilgilendirilmek istiyorsanız, öğenin yanındaki kutuyu işaretleyin. Otomatik Arşiv çalışmadan önce sor . Otomatik arşivlemenin çalışmanıza müdahale etme potansiyeli olduğundan, bu seçeneği etkin halde bırakmak iyi bir fikirdir.
   
5. Arşivinizi gereksiz e-postalarla doldurmaktan kaçınmak için ayrılmak iyi bir fikirdir Süresi dolan e-postayı sil işaretli . Devre dışı bırakırsan Eski öğeleri arşivleyin veya silin, sadece süresi dolmuş mesajlar tamamen silinecektir.
   
6. Arşiv klasörünüzün Outlook içinde görünmesini istiyorsanız, etkinleştirmeniz gerekir. Arşiv klasörünü klasör listesinde göster.
   
7. Şimdi arşivleme için varsayılan klasör ayarlarını yapın.
8. Ardından, yanındaki geçişi etkinleştirin Eski öğeleri şuraya taşı: ve tıkla Araştır öğelerinizin arşivlenmesini istediğiniz yere giden yolu ayarlamak için. Hit Tamam ayarlarınızı onaylamak için.
   

Otomatik Arşiv'i etkinleştirip yapılandırdıktan sonra, işini zamanında otomatik olarak yapacaktır. Çalışıp çalışmadığını kontrol ederek Arşivler klasör dolduruluyor.

Tek tek klasörler için Otomatik Arşiv özelliklerini yapılandırma

Otomatik Arşiv özelliğini yapılandırmayı bitirdikten sonra, klasörlerinizin her biri için belirli özellikler ayarlayarak fazladan bir kontrol katmanı ekleyebilirsiniz. Şunlar gibi klasörler için yaygın bir uygulamadır. Silinmiş öğeler veya İstenmeyen e ana e-posta klasörünüzden farklı Otomatik Arşiv özelliklerini kullanmak için.
Not: Bir klasör için tek tek Otomatik Arşiv ayarlarını belirlemezseniz, otomatik olarak yukarıda yapılandırılan genel Otomatik Arşiv ayarlarını kullanır.

Bir klasöre tek tek Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlama konusunda hızlı bir kılavuz:

1. Tercihli işlem yapmak istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve Özellikleri.
   
2. Tıkla Oto Arşiv öne getirmek için sekme. Burada, yalnızca bu klasöre uygulanacak bir dizi ayar var.
   
3. Bu klasör için Otomatik Arşivlemeyi şu seçeneğe tıklayarak kapatabilirsiniz: Bu klasördeki öğeleri arşivlemeyin .
   
4. Global Otomatik Arşiv ayarlarını geçersiz kılmak için, Bu ayarları kullanarak bu klasörü arşivleyin ve aşağıda değişikliklerinizi yapın. Tıklayın Uygulamak ayarlarınızı onaylamak için.
   Not: Bu ayarların, bu belirli klasörün alt klasörlerinden hiçbirine uygulanmayacağını unutmayın. Her birini değiştirmeniz gerekecek.

Yöntem 3: E-postaları Temizleme Araçlarını Kullanarak El İle Arşivleme

Büyük bir otomasyon hayranı değilseniz, daha da fazla denetimle toplu olarak arşivlemenize olanak tanıyan bir orta yol çözümü vardır. Bu yöntemle, tüm bir klasörü alt klasörleriyle birlikte arşivleyebilirsiniz. Otomatik Arşiv'in başlamasını beklemek istemiyorsanız, bunu kendiniz yapabilir ve bunları nereye kaydetmek istediğinizi seçebilirsiniz. İşte yapmanız gerekenler:

1. Tıkla Dosya sekmesine gidin, ardından Bilgi ve açılır menüyü şuradan genişletin: Temizleme Araçları. Seçiniz Arşiv açılır menüden.
   
2. Seçiniz Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivleyin ve arşivlenmesini istediğiniz klasöre tıklayın.
   
3. Tüm Outlook verilerinizin arşivlenmesini istiyorsanız, listenin en üstündeki e-posta adresinize tıklayın.
   
4. Yanındaki açılır menüyü kullanın Şundan daha eski öğeleri arşivleyin: Arşivlenecek öğeler için en son tarihi seçmek için. Bu menüde belirlediğiniz tarihten daha eski olan tüm öğeler arşivlenecektir.
   
5. Otomatik arşivlemeden daha önce hariç tutulan öğeleri, öğelerin yanındaki kutuyu işaretleyerek arşivleyebilirsiniz. Otomatik Arşiv içeren öğeleri dahil et .
   
6. Kullan Araştır PST arşivinizin kaydedilmesini istediğiniz yerin yolunu ayarlamak için düğmesine basın. Tıklayın Tamam süreci başlatmak için.
   

Kısa bir süre sonra bazı e-postaların varsayılan klasörlerinizden arşivlenmiş pst dosyasına taşınacağını fark edeceksiniz.
Not: Arşivlenen dosya Outlook'ta bir klasör olarak erişilebilir hale gelmelidir. Herhangi bir nedenle gitmezse Dosya ve tıkla Aç ve Dışa Aktar . Sonra tıklayın Outlook Veri dosyasını açın , arşivinizin konumuna gidin ve tamam .